Zeiterfassung in Excel vs. automatische Zeiterfassung in timeghost
Manuelle Arbeitszeiterfassung erfordert viel Nerven beim Einpflegen, und kostbare Arbeitszeit, die stattdessen für andere wichtige Aufgaben verwendet werden könnte, fällt weg. Viele Unternehmen erfassen ihre Arbeitszeiten noch mit Excel. Doch in einer Welt, in der es nahezu unbegrenzte Automatisierungsmöglichkeiten gibt, ist die manuelle Erfassung der Arbeitszeiten in Excel nicht mehr zeitgemäß.
In diesem Blogartikel erfährst du, wie du deine Arbeitszeiten statt in Excel automatisch erfassen kannst, um sie anschließend bestmöglich auszuwerten bzw. Kunden zu schicken.
Löse dich von Excel als Programm für das Erfassen von Arbeitszeiten
Auch wenn Excel ein großartiges Programm mit vielen Funktionen ist, bietet es für die Erfassung von Arbeitszeiten nur beschränkte Funktionen. Viele Funktionen, die eine Zeiterfassungssoftware wie timeghost bereitstellt, sind in Excel nicht vorhanden.
Dabei sind die Möglichkeiten des effektiveren Zusammenarbeitens durch die richtige Erfassung deiner Arbeitszeiten nahezu unbegrenzt. Im Folgenden gehen wir auf die unterschiedlichen Vorteile einer Zeiterfassungssoftware im Vergleich zu Excel ein. Gleichzeitig zeigen wir dir, wie du Excel trotzdem weiterhin nutzen kannst, um das Maximale aus deinen Arbeitszeiten zu holen.
Manuelle Zeiterfassung in Excel vs. automatische Zeiterfassung in timeghost
Ein großer Unterschied zu Excel ist die Möglichkeit, Arbeitszeiten automatisiert und mit nur wenigen Klicks einzutragen. timeghost hat sich auf die Microsoft-365-Arbeitsumgebung spezialisiert. Für die Erfassung deiner Arbeitszeiten stehen dir mit timeghost sämtliche Programme deiner Microsoft-365-Umgebung zur Verfügung, deren Daten du nutzen kannst, um Arbeitszeiten zu erfassen.
Mit timeghost hast du die Möglichkeit, deine Microsoft-365-Aktivitäten in einen Zeiteintrag zu transformieren - automatisiert! Dabei kannst du auswählen, welche Apps du mit timeghost synchronisieren willst.
Excel bietet dir stattdessen nur die Möglichkeit, deine Zeiten manuell einzutragen, was wiederum mehr Zeit und Aufwand für die Erfassung bedeutet. In timeghost hast du deine Zeiten in Sekundenschnelle erfasst.
Ungenauigkeit beim Eintragen der Arbeitszeiten vs. minutengenaue Erfassung in timeghost
Beim manuellen Eintragen von Arbeitszeiten kann es schnell dazu kommen, dass vergessen wird, woran wie lange gearbeitet wurde. Zeiten werden nicht mehr genau erfasst, was zu Verzerrungen in den Auswertungen und damit zu falschen Rückschlüssen führt.
Durch die automatisierte Zeiterfassung werden deine Aktivitäten im Hintergrund aufgezeichnet.
Beispiel: Du hattest ein Teams-Meeting und findest in den nächsten Stunden keine Möglichkeit oder vergisst, den Teams-Call als Arbeitszeit zu erfassen. Mit timeghost kannst du die minutengenaue Dauer des Teams-Calls jederzeit im Timer nachtragen. Dabei musst du dem Zeiteintrag lediglich das Projekt und die Aufgabe zuordnen und kannst ihn in das System einpflegen. Damit bleiben ungewollte Verzerrungen, die das Erfassen der Arbeitszeiten mit Excel mit sich bringen kann, außen vor.
Wenig Integrationsmöglichkeiten in Excel vs. problemlose Integration in die Arbeitsumgebung
Einer der Hauptvorteile einer Arbeitszeiterfassungssoftware ist die problemlose Einbindung in deine Arbeitsumgebung. Während Excel eher losgelöst agiert und wenig Integrationsmöglichkeiten bietet, bietet dir timeghost unzählige Optionen, die Funktionen der Software mit anderen Programmen deiner Arbeitsumgebung zu verbinden.
Mit unterschiedlichen Konnektoren von Zapier oder Microsoft Power Automate kannst du deine individuellen, automatisierten Prozesse erstellen und timeghost nahtlos in deine Prozessstruktur einbinden.
Gerne helfen wir dir auch bei der Erstellung von automatisierten Workflows, um deine Arbeitsumgebung so effektiv wie möglich zu gestalten.
Auswertungsmöglichkeiten in Excel vs. Auswertungsmöglichkeiten einer Zeiterfassungssoftware
Das Ziel einer Arbeitszeiterfassung ist es, repräsentative Daten herauszubekommen, um diese entsprechend auswerten zu können und Rückschlüsse für zukünftige Projekte daraus zu ziehen. Darüber hinaus kann nachvollzogen werden, wie lange die Mitarbeiter mit welchen Projekten beschäftigt waren.
Um die vollen Möglichkeiten der Zeiterfassung ausnutzen zu können, ist eine gute Grundlage für die Auswertung der Daten notwendig. In Excel gibt es die Möglichkeit, Dashboards zu erstellen, die die Arbeitszeittabellen auswerten können. Allerdings ist der Aufwand, diese Dashboards zu erstellen, sehr groß. Darüber hinaus können die einzelnen Excel-Sheets der Mitarbeiter nicht automatisch zusammengetragen und ausgewertet werden.
Das Dashboard von timeghost vereint alle im Unternehmen erfassten Arbeitszeiten. Mit unterschiedlichen Berechtigungen kannst du einstellen, wer welche Arbeitszeiten sehen soll. Dafür gibt es unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen in der Software. Als Administrator kannst du im Dashboard alle Zeiten auswerten. Mit der timeghost Filterbar können genau die Informationen angezeigt werden, die du für die perfekte Auswertung brauchst.
Unsere Empfehlung für den maximalen Output aus deinen Arbeitszeiten
"Nicht entweder - oder, sondern sowohl - als auch."
Nutze timeghost und Excel, um alles aus der Erfassung deiner Arbeitszeiten herauszuholen. Die Export-Funktion von timeghost ermöglicht dir, deine Zeiten von timeghost direkt in Excel zu exportieren.
Bevor du also anfängst, deine Zeiten manuell in Excel einzutragen, lasse sie automatisch in timeghost einpflegen und exportiere dann die Zeiten, die du benötigst, in Excel. timeghost-Nutzer verwenden die Export-Funktion oft, um einem Kunden die Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden transparent offenzulegen.
Möchtest du deine Arbeitszeiten direkt in Microsoft Teams erfassen? Registriere dich jetzt und teste timeghost Time Tracking 14 Tage kostenlos: Kostenlos registrieren
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Über den Autor
Nadja Abaz
Content Creator bei timeghost
Nadja schreibt über Produktivität, Microsoft 365 und moderne Zusammenarbeit.
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